中国委托公证如何办理之香港公司类公证——针对部分常见的类型

 热血传奇     |      2022-10-16 16:18:52

  中国委托公证如何办理之香港公司类公证——针对部分常见的公证类型在正式讲解中国委托公证如何办理之前,先给大家简单普及一下何为中国委托公证?

  为解决“一国两制”不同法律体系下港人港企处理内地民事、经济事务等所需公证证明问题,自1981年起,司法部建立涉港公证文书转递制度,由司法部考核后委托部分香港律师作为委托公证人,负责出具相关公证文书,经司法部在香港设立的中国法律服务(香港)有限公司审核并加章转递后赋予香港公证文书内地合法使用的法律效力。

  如果香港公司想要在内地投资设立一家外商投资企业,应该办理主体资料的公证,即对香港公司的商业登记证、注册证书以及最新的周年申报表进行公证,并注明用途以及省市。

  在办理公证书时,需要注意商业登记证是否已经过期,如果过期就需要换证后才能办理;

  香港公司如果想要直接收购内地的公司股份或者已有股份需要变更,或者需要变更法定代表人的,上述公证也适用;

  如果香港公司需要在上海市、广东省的(广州市/深圳市/佛山市/东莞市/肇庆市)或者重庆市或者山东省的日照市等省市,办理外商投资、股权变更、法定代表人变更时,要求有所不同。具体要求是:除需要对香港公司的商业登记证、注册证书以及最新的周年申报表进行公证进行公证外,还需要出具董事会/股东会决议,决议的内容需要明确:

  (2)同意委派xx作为公司的获授权代表/有权签字人(必须是现任董事),xx身份证号码:……有权代表公司签署有关工商登记事项之一切文件及于文件上加盖公司印章;

  采用非决议形式办理公证的,无需董事前往香港,香港律师可自行办理;如若要采用决议形式办理公证的,董事需要前往香港,但如因疫情无法前往的,目前暂时可以采取其他方式办理,具体如何办理请咨询笔者。

  如果你要香港公司作为原告在内地进行诉讼,而且要委托律师代理,内地法院都会要求做公证书,这个是什么公证呢?

  这个公证书我们一般称之为诉讼授权公证书,其实就是董事(唯一)决议书。该公证会同时进行香港公司主体资料以及授权律师参与诉讼进行公证。公证的文件一般包括:商业登记证、注册证书、周年申报表、授权委托书、董事会决议、法定代表人身份证明书等。其中董事会决议由我们在授权委托书的基础上进行草拟。

  关于起诉状、证据清单等是否要公证,需要与受理法院进行沟通。如需要公证,对于起诉状、证据清单等是由当事人自行提供的材料,会标明上述文件的内容由当事人负责。

  该公证本应由董事或者由获授权的公司员工代表前往香港律师面前办理,但现因疫情,董事一般无法前往,加之大部分由内地公司、内地自然人设立的香港公司几乎没有聘用员工,所以我们的香港律师会指定其信任的人士来暂时作为香港公司的代表,签署并提交相关文件,具体办理程序,请咨询笔者。

  如果香港公司作为被告,那么原告也应该提供被告的主体资料公证。这个公证无需董事前往香港,仅需提供香港公司名称即可办理。公证的文件包括:商业登记证、注册证书以及周年申报表。

  上文提到香港公司在内地法院参与诉讼的授权公证,在此我们来说说,形成于香港的证据如何使用到内地?我们以常见的银行水单为例,其他证据需要根据证据的特点、形式以及法院的要求等具体判断如何办理。

  对于银行水单,如果是香港公司的,那么其办理形式与诉讼授权的公证类似,都是做董事会决议。公证文件是商业登记证、注册证书、周年申报表、董事会决议和银行水单。

  在办理上述公证时,香港律师需要对银行流水的真实性进行确认,因此不管香港公司是否可以提供原件,香港律师都需要亲自去银行调取相应的记录,这里就需要由香港公司先于银行进行沟通,并且约定好时间由律师上门调取。

  该公证同样需要香港公司董事或由获授权的公司员工代表前往香港律师面前办理,但现因疫情,董事一般无法前往,加之大部分由内地公司、内地自然人设立的香港公司几乎没有聘用员工,所以我们的香港律师会指定其信任的人士来暂时作为香港公司的代表,签署并提交相关文件,具体办理程序,请咨询笔者。

  对于个人的银行水单,是以声明书的方式出具,声明在转账的详情。如果是自行提供银行水单的,则公证书会对该水单注明,此文件是由当事人自行提供,文件内容由当事人自行负责。

  在办理公证的过程中,我们发现有很多影视作品的出品人是香港公司,该香港公司会授权某内地公司在中国内地区域的版权,因此如果在中国区域内出现侵犯该类作品的版权时,被授权的内地公司就有权利起诉。在诉讼过程中,香港公司授权给内地公司的授权书将是重要的证据,但由于该证据是由香港公司出具,因此在内地使用时需要经过中国委托公证以证明其真实性、合法性。这种公证的办理方式基本与前面说到的银行流水一致,也是以董事会决议的形式出具。公证的文件包括:香港公司的商业登记证、注册证书以及周年申报表(近一年);公司董事的证件、董事会决议、相关授权书等。

  香港公司在办理该公证时,必须要取得在香港影视协会出具的某影视作品的版权证明书。

  如果是有多个版权人的,该公证的决议内容仅能体现将香港公司所持有的份额授权出去。

  该公证同样需要香港公司董事或由获授权的公司员工代表前往香港律师面前办理,但现因疫情,董事一般无法前往,加之大部分由内地公司、内地自然人设立的香港公司几乎没有聘用员工,所以我们的香港律师会指定其信任的人士来暂时作为香港公司的代表,签署并提交相关文件,具体办理程序,请咨询笔者。

  现在有许多外商投资公司的母公司是香港公司,境内子公司仅仅是运营实体,香港公司才有财产,具备履约、偿债能力。因此境内的子公司在向境内银行贷款时,银行通常会要求香港公司对子公司的贷款进行担保。或者是子公司找担保公司向银行提供担保时,担保公司也会要求香港公司对其担保提供保证反担保。在办理该类公证时,通常也是通过董事会决议的方式进行,在董事会决议中阐述保证、保证反担保、质押反担保等情形。同时附上香港公司的主体资料。

  在办理担保以及保证反担保公证必须要由香港公司的董事或者香港居民的自然人秘书亲自到中国委托公证人面前提交相关文件。如董事无法过港或无香港居民自然人秘书的,可以指定一个信任人暂任秘书,提交文件后辞任。

  办理担保以及保证反担保公证时,要先了解香港公司的股权架构,是个人股东还是公司股东。不同的股东类型,可能会涉及增加不同的费用。

  办理担保以及保证反担保公证时,采用的是表格格式,需要列明股东信息、董事信息等。

  以上公证类型仅是办理过程中较为常见的香港公司类公证,并不代表全部。如果大家遇到其他类型的公证需求,欢迎大家就有关的公证咨询笔者,笔者将连同中国委托公证人为大家答疑解惑。